במשרד קטן, כל פנייה חדשה היא לקוח פוטנציאלי ששווה הרבה, והוא מגיע מכל כיוון: טלפון, וואטסאפ, טופס באתר, המלצה. בזמן שאתם בדיון או בפגישה, הוא מחכה. ומי שמחכה יותר מדי, פונה למשרד הבא. עסקלי לא נכנסת לתיק עצמו. היא דואגת שהפנייה תהפוך לפגישה, מהר ובלי טלפונים.
ניהול פניות ופגישות לעורך דין, בלי לרדוף אחרי טלפונים
- "פניות מגיעות מכל כיוון." שמים קישור אחד לקביעת פגישת ייעוץ באתר, בפרופיל בגוגל ובחתימה של המייל. מי שפונה בוחר שעה פנויה ונשמר ככרטיס לקוח.
- "אני בדיון, ואין מי שיענה." הקביעה עובדת לבד, גם בערב. כשאתם יוצאים מהדיון, הפגישה כבר ביומן.
- "לקוחות לא מגיעים לפגישה הראשונה." כל לקוח מקבל קישור לניהול הפגישה ויכול לבטל עד שעתיים לפני, כך שהשעה חוזרת ליומן.
- "המידע של הלקוחות רגיש." כל משרד מבודד ברמת מסד הנתונים, יש הרשאות לכל עובד, קוד מהטלפון ויומן פעולות.
זה הדף שהלקוח רואה: שם המשרד, משפט אחד על תחומי העיסוק וכפתור לקביעת פגישה. אין בו שום מידע על לקוחות אחרים, ואפשר להסתיר מחירים.
מה מקבלים בתבנית עורכי דין
בהרשמה בוחרים "עוד סוגי עסקים" ומחפשים "עורכי". התבנית מסדרת את המערכת ולא שולחת אף הודעה בשם המשרד.
מילים ושירותים
במערכת קוראים להם "לקוחות ותיקים", ולתורים "דיונים ופגישות". מוצעים מההתחלה ייעוץ, חוזים, ליטיגציה ותעבורה, כשירותים שאפשר לשנות.
מסך הבית
המסך הראשי נפתח על הלקוחות והפניות, עם אריח משימות. הקיצורים: הפניות, ליד חדש, לינק לקביעת תור, הצעת מחיר, לינק לתשלום וחבילה לרואה החשבון.
שלבים ושדות
התבנית מגדירה את הדרך של לקוח במשרד: פנייה חדשה, ייעוץ ראשון, הסכם שכר טרחה, תיק פעיל, תיק נסגר ולא נסגר. בכרטיס היא מגדירה תחום (משפחה, נדל״ן, תעבורה, עבודה, פלילי או אזרחי), מספר תיק, מועד הבא ושכר טרחה. הם מוצגים היום בתבנית, ומסך הלקוחות יעבוד איתם בשלב הבא בקרוב.
מפנייה ראשונה להסכם שכר טרחה
הרגע שבו משרד מאבד הכי הרבה לקוחות הוא בין הפנייה לפגישה הראשונה. ככה זה עובד בעסקלי היום: הלקוח קובע פגישת ייעוץ מהקישור ונשמר ככרטיס עם שם וטלפון. אחרי הפגישה מסמנים ביומן שהיא התקיימה. מי שלא הגיע מסומן "לא הגיע", ואפשר לחזור אליו.
בתבנית יש גם שאלה שמכוונת: "מי עונה לפנייה חדשה?". מי שעונה "לפעמים אף אחד" מקבל המלצה למענה ראשון ומעקב. הן, וגם תזכורת מועדים ואיסוף מסמכים מהלקוח, מסומנות בקרוב. עוד על הצד הזה, במדריך לדף עסקי בגוגל, שממנו מגיעות הרבה פניות למשרדים קטנים.
שבוע במשרד עם עסקלי
- ראשוןכל עורך דין רואה ביומן את הפגישות שלו. ימי דיונים נחסמים מראש, והמערכת לא מציעה בהם פגישות.
- שני בערבמישהו שקרא את המאמר שלכם קבע שיחת ייעוץ טלפונית מהקישור.
- רביעילקוחה ביטלה פגישה מהקישור. השעה חזרה ליומן, ומי שחיכה מסומן ברשימת ההמתנה.
- חמישיבודקים מי היה בפגישת ייעוץ השבוע, ומי עוד לא חתם.
מה עובד היום ומה בדרך
עובד היום: קביעת פגישות אונליין, יומן לכל עורך דין, ביטול עצמי, רשימת המתנה, כרטיסי לקוחות בלי כפילויות, צוות עם הרשאות, קוד מהטלפון ויומן פעולות. בקרוב: מענה ראשון לפנייה, תזכורת מועדים ואיסוף מסמכים. מתלבטים איזו מערכת מתאימה למשרד? כתבנו 7 שאלות לפני שבוחרים תוכנה לעסק.
14 ימי ניסיון, הכל פתוח, בלי כרטיס אשראי. רבע שעה ואתם באוויר.
פותחים עסק בחינםאיך מתחילים במשרד
- בוחרים "עורכי דין" בהרשמה ועונים מי עונה לפניות חדשות.
- מגדירים סוגי פגישות: ייעוץ ראשון במשרד, שיחת ייעוץ טלפונית, ופגישת המשך. לכל אחת משך משלה.
- מוסיפים את עורכי הדין והעוזרים, כל אחד עם הרשאה מתאימה, ומפעילים קוד מהטלפון לכולם.
- חוסמים מראש ימי דיונים כדי שלא יוצעו בהם פגישות.
- שמים את הקישור באתר ובפרופיל בגוגל, ליד מספר הטלפון.
במשרד שבו עובדים כמה עורכי דין בתחומים שונים, כדאי להגדיר את הפגישות לפי תחום, למשל "ייעוץ בדיני משפחה" ו"ייעוץ בתעבורה", ולשייך כל שירות לעורך הדין המתאים. כך הפונה מגיע ישר לאדם הנכון, ולא צריך להעביר אותו.
כמה זה עולה למשרד
14 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי. עורך דין עצמאי מתחיל בבסיסי ב-149 ₪ לחודש, ומשרד עם צוות בוחר מתקדם ב-299 ₪ לחודש, עד 10 משתמשים. המחירים לפני מע״מ. פירוט המסלולים.