הרבה בעלי עסקים מחליפים מערכת אחרי כמה חודשים, לא כי היא גרועה, אלא כי היא לא התאימה לאיך שהם עובדים. השאלות האלה עוזרות לגלות את זה לפני שמשלמים, ולא אחרי שהעברתם את כל הלקוחות.
1. מה העסק צריך באמת, עכשיו
כתבו את שלושת הדברים שגוזלים לכם הכי הרבה זמן השבוע: תיאום תורים בטלפון, מעקב אחרי פניות, סידור משמרות, גבייה. בחרו מערכת שפותרת אותם היום. יכולות שמבטיחים "בקרוב" יכולות להגיע, אבל אל תשלמו עליהן עכשיו. בעסקלי, למשל, כל יכולת שעוד לא עובדת מסומנת "בקרוב", בכל מקום באתר ובמערכת.
2. עברית, טלפון ותמיכה
האם הממשק בעברית מלאה, מימין לשמאל, כולל ההודעות שהלקוחות שלכם מקבלים? האם אפשר לעבוד מהטלפון בלי להתעצבן? ומי עונה כשמשהו לא עובד, באיזה ערוץ ותוך כמה זמן? פתחו את המערכת בטלפון שלכם, לא רק במחשב.
3. כמה זה עולה באמת, כולל מע״מ
בדקו את המחיר החודשי לפני מע״מ ואחריו, ומה לא כלול: משתמשים נוספים, הודעות, סליקה, מודולים בתוספת תשלום. שאלו גם מה קורה למחיר בעוד שנה. כתבנו על זה מדריך נפרד: כמה עולה מערכת לניהול תורים.
4. וואטסאפ ותזכורות
הלקוחות בישראל מדברים בוואטסאפ. שאלו איך המערכת שולחת תזכורות ואישורים: מהטלפון שלכם, דרך חיבור רשמי, או ב-SMS, וכמה זה עולה. שאלו גם אם זה עובד כבר היום. בעסקלי, תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ מסומנות בקרוב, וכשהן יעלו הן ייכנסו למסלול בלי תוספת מחיר.
5. תשלומים וקבלות
אם אתם רוצים לגבות דרך המערכת, בדקו עם איזו חברת סליקה היא עובדת, מי מוציא את הקבלה, ומה עמלת הסליקה. אם אתם מסתפקים בביט ובהעברות, ייתכן שאין צורך בזה בכלל, וזו עוד הוצאה שנחסכת.
6. ניסיון חינם וביטול
האם יש ניסיון בלי כרטיס אשראי? האם בתקופת הניסיון הכל פתוח, או רק גרסה מוגבלת? ואיך מבטלים: בלחיצה, או בשיחת שימור? בעסקלי יש 14 ימי ניסיון, הכל פתוח, בלי כרטיס, וביטול מנוי הוא שתי לחיצות במסך "מנוי ותשלום". על ההבדל בין ניסיון חינם למסלול חינם כתבנו במדריך על מערכות תורים בחינם.
7. מה קורה למידע שלכם
הלקוחות שלכם הם הנכס הכי חשוב בעסק. שאלו: מי יכול לראות את המידע, האם יש הרשאות שונות לעובדים, האם יש אימות דו-שלבי, והאם אפשר לייצא את המידע אם תעזבו. בעסקלי כל עסק מבודד ברמת מסד הנתונים, יש הרשאות לפי תפקיד, אימות דו-שלבי ויומן פעולות. ייצוא לאקסל של כל טבלה מסומן בקרוב.
טבלת בדיקה קצרה
העתיקו את השורות האלה לפתק, ומלאו אותן לכל מערכת שאתם בודקים:
| שאלה | מה לבדוק |
|---|---|
| פותרת את הבעיות שלי היום? | שלוש הבעיות שכתבתם, אחת אחת |
| עובדת טוב מהטלפון? | לפתוח, לקבוע תור, לבטל, מהטלפון שלכם |
| מחיר חודשי כולל מע״מ | למספר העובדים שלכם, עם ההודעות שאתם צריכים |
| מה "בקרוב" ומה עובד | לשאול במפורש על כל יכולת שחשובה לכם |
| ניסיון וביטול | בלי כרטיס? ביטול אונליין? |
| אבטחה וייצוא | הרשאות, אימות דו-שלבי, איך יוצאים עם המידע |
איך בוחרים תוכנה לניהול עסק קטן בפועל
אחרי שעניתם על השאלות, נשארו בדרך כלל שתיים או שלוש מערכות. פתחו ניסיון בכל אחת, הכניסו שבוע אמיתי של תורים או פניות, ובקשו מעובד אחד להשתמש בה בלי הסבר. המערכת שהוא מצליח להשתמש בה בלי לשאול, היא בדרך כלל הנכונה. ואם יש לכם צוות עם משמרות, כדאי לבדוק גם את החלק של סידור המשמרות.
14 ימי ניסיון, הכל פתוח, בלי כרטיס אשראי. רבע שעה ואתם באוויר.
פותחים עסק בחינם