בעסק עם חמישה או עשרה עובדים, סידור המשמרות הוא עבודה של כמה שעות כל שבוע. רוב הזמן הולך לא על הסידור עצמו, אלא על איסוף התשובות: מי עוד לא ענה, מי שינה את דעתו, ומי כתב בקבוצה אבל לא באמת התכוון. קצב קבוע וכלים פשוטים חוסכים את רוב העבודה הזו.
סידור משמרות לעובדים בחמישה צעדים
- מגדירים משמרות קבועות. קובעים פעם אחת אילו משמרות יש בכל יום בשבוע ובכמה אנשים.
- פותחים סבב זמינות. כל עובד מסמן מתי הוא זמין, מעדיף או לא יכול, עד מועד קבוע.
- בונים טיוטה הוגנת. מחלקים משמרות לפי הזמינות ובאיזון בין העובדים.
- מתקנים ומפרסמים. מתקנים את מה שצריך ומפרסמים באותו יום בכל שבוע.
- מטפלים בהחלפות. כשעובד לא יכול, בודקים מי סימן זמינות ומשבצים אותו.
משמרות קבועות
רוב העסקים חוזרים על אותו שבוע: בוקר וערב בימי חול, משמרת קצרה בשישי. מגדירים את זה פעם אחת, כולל כמה אנשים צריך בכל משמרת. מכאן, כל שבוע מתחיל מתבנית ולא מדף ריק.
איסוף זמינות
במקום לשאול בקבוצה, כל עובד מסמן לכל משמרת אחת משלוש אפשרויות: זמין, מעדיף, או לא יכול, עם הערה אם צריך. חשוב לקבוע מועד אחרון, למשל יום רביעי ב-20:00, ולהודיע שמי שלא סימן ישובץ לפי מה שנשאר.
מה זה סידור הוגן
סידור הוגן הוא לא סידור שבו כולם מקבלים בדיוק את מה שביקשו. זה סידור שבו אף אחד לא מרגיש שהוא תמיד מפסיד. שלושה כללים עוזרים:
- מכבדים "לא יכול". זו בקשה שקשה לסרב לה, ואם היא לא מתאפשרת, מדברים עם העובד לפני הפרסום.
- מחלקים את המשמרות הקשות ברוטציה. ערבים, סופי שבוע וחגים מתחלקים לפי סדר קבוע.
- מתחשבים ב"מעדיף" כשאפשר. עובד שמקבל לפעמים את מה שהעדיף מוכן יותר להתגמש בפעם הבאה.
פרסום והחלפות
מפרסמים באותו יום בכל שבוע. סידור שמתפרסם ביום חמישי בערב לשבוע שמתחיל ביום ראשון לא נותן לעובדים לתכנן כלום. אחרי הפרסום, כל שינוי עובר דרך מנהל, כדי שהסידור שכולם רואים יהיה תמיד הנכון.
כשעובד לא יכול להגיע, ההחלפה הכי מהירה היא ממי שכבר סימן זמינות לאותה משמרת ולא שובץ. לכן איסוף הזמינות שווה גם אחרי שהסידור פורסם.
שימו לב: יש בחוק כללים לגבי שעות עבודה, שעות נוספות ומנוחה שבועית. המדריך הזה עוסק בארגון, ולא בהיבטים המשפטיים, ובמקרה של ספק כדאי לבדוק מול יועץ שכר או עורך דין.
טעויות שגורמות לסידור משמרות לעובדים להתפרק
- אין מועד אחרון לזמינות. בלי מועד, תמיד יש מישהו שעונה אחרי שהסידור כבר נבנה.
- שינויים בצ׳אט. כשעובדים מחליפים ביניהם בקבוצה בלי לעדכן, הסידור שכולם רואים כבר לא נכון. כל שינוי עובר דרך מנהל.
- אותם אנשים תמיד בסופי שבוע. זה הסימן הראשון לעובד שיעזוב. רוטציה קבועה פותרת את זה.
- פרסום מאוחר. סידור שמתפרסם יום לפני לא מאפשר לעובדים לתכנן, וגורם ליותר בקשות החלפה.
כל אחת מהטעויות האלה נפתרת בקצב קבוע וכלל אחד כתוב. הכלי עוזר, אבל ההחלטה על הכללים היא שלכם.
איך זה עובד בעסקלי
בעסקלי, סידור המשמרות בנוי בדיוק לפי הצעדים האלה. מגדירים תבנית שבועית של משמרות. פותחים סבב זמינות, וכל עובד מקבל קישור אישי שנפתח בדפדפן, בלי אפליקציה ובלי סיסמה, וממנו הוא מסמן זמין, מעדיף או לא יכול, עד המועד שקבעתם. לחיצה על "סידור אוטומטי" בונה טיוטה שמחלקת את המשמרות בהוגנות, אתם מתקנים בלחיצה על הלוח, ומפרסמים. כל עובד רואה רק את המשמרות שלו.
זה שימושי במיוחד בעסקים עם צוות בשטח, כמו חברת ניקיון או צוות שיפוצים, ובמועדונים עם כמה מאמנים, כמו שתיארנו בדף למאמני כושר ומועדונים.
14 ימי ניסיון, הכל פתוח, בלי כרטיס אשראי. רבע שעה ואתם באוויר.
פותחים עסק בחינם